You can`t manage what you can´t measure

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Fachbeitrag 

 

You can`t manage what you can´t measure 

 

Entscheidungs- und handlungsorientiertes Personal-Controlling als modernes Steuerungsinstrument in einer wertorientierten Unternehmensführung 

 

Die HR-Prozesse und deren Ursachen-Wirkungszusammenhänge werden heutzutage immer komplexer und die Verknüpfung von finanz- mit personalwirtschaftlichen Daten wird immer wichtiger. Ein professionelles Personal-Controlling zeichnet sich in den Augen von Personalmanagern laut einer Umfrage der Deutschen Gesellschaft für Personalführung e.V. unter anderem durch den Einsatz von strategieorientierten Instrumenten aus, die für die Analyse vieler unterschiedlicher Datenquellen genutzt und mit deren Hilfe Kennzahlen automatisch ermittelt werden können.  

 

Zu oft wird Personal-Controlling aber immer noch mit Kontrolle übersetzt. Während sich aber Kontrolle eher auf einen rückschauenden und statischen Vorgang bezieht, bezieht sich Controlling, nämlich die Steuerung, auf eine vorausschauende, planerische und dynamische Betrachtung. Die Aufgaben des modernen Personal-Controllings liegen deshalb darin, strategische Entscheidungen vorzubereiten und Kosten transparent zu machen, um durch eine frühe Einschätzung von Auswirkungen durch neue Entwicklungen einen Beitrag zur Unternehmensberichterstattung und zur Optimierung der Effizienz in der Personalarbeit zu leisten. Zu diesem Zweck muss aber eine stets aktuelle Versorgung des Managements mit allen relevanten Informationen gewährleistet sein. Nur so kann das Management das Personal auch sicher führen und nur so können letztendlich Unternehmensziele auch über die Mitarbeiter verwirklicht werden. 

 

Beim integrierten Kompetenz-Management unterscheidet man zwei Ebenen: 

 

1. Operatives Personal-Controlling: 

Dieser Bereich beschäftigt sich mit den so genannten “harten“ Kennzahlen, wie demografische Entwicklung im Unternehmen, Mitarbeiteranzahl, Ertrag, Kosten und Aufwand. Dabei handelt es sich um kurz- bis mittelfristige Betrachtungen. 

 

2. Strategisches Personal-Controlling: 

Hier handelt es sich um “weiche“ Kennzahlen, wie Potenzial, Fähigkeiten, Motivation und Ziele der Mitarbeiter, aber auch Weiterbildung und Weiterentwicklung gehören in diesen Bereich. Mit diesen Kennzahlen können Strategien entwickelt, geplant und durchgeführt werden. 

 

Die Gründe für ein effektives Personal-Controlling in einer wertorientierten Unternehmensführung sind vielfältig und reichen von gestiegenen Anforderungen an die Personalberichte über höhere Informationsanforderungen der Stakeholder, höhere Leistungserwartungen an Führungskräfte, verbesserte Risiko-Management-Systeme zur Frühwarnung, komplexere HR-Prozesse und -Strukturen sowie Ursache-Wirkungs-Zusammenhänge bis zur Erfordernis, Finanzkennzahlen des Unternehmens mit personalwirtschaftlichen Daten und Informationen intensiver zu verknüpfen.  

 

In der Regel stellen die Kosten für Humankapital für die meisten Unternehmen den größten Einzelausgabeposten dar. Dabei ist es von entscheidender Bedeutung, dass die Geschäftsführung und die direkten Vorgesetzten Einblick in die Vergütungsbudgets und laufenden Verpflichtungen für ihre Mitarbeiter haben. Die Gesamtgehaltskosten bilden die Grundlage nicht nur für viele Berechnungen, wie z. B. Verwaltungskosten, Verhältnis von Leistung zum Budget oder Produktlinienrentabilität, sondern haben einen ganz entscheidenden Einfluss auf die Profitabilität und damit auf den wirtschaftlichen Erfolg eines Unternehmens. 

 

Die Gesamtgehaltskosten fassen dabei die Mitarbeiter-Gehaltskosten nach Unternehmen, Unternehmensbereich und Abteilung zusammen. Das Mitarbeitergehalt ist nur ein Teil des Vergütungspakets, das jeder Mitarbeiter erhält. Die Gesamtmitarbeitervergütung ist eine aussagekräftigere Größe zur Messung der Mitarbeiterkosten, da sie sonstige Bar-Zusatzleistungen wie z. B. Bar-Bonuszahlungen, Zusatzleistungen, Rückerstattung von Studiengebühren etc. beinhaltet. Einige Unternehmen entschließen sich zudem dazu, unbare Zusatzleistungen wie z. B. Aktienoptionen und Urlaubstage in ihre Gesamtvergütungsrechnung mit einzubeziehen 

 

Die Durchschnittsgehalt-Messdaten kommunizieren die Durchschnittsgehälter bestimmter Abteilungen oder Tätigkeitsarten und ermöglichen aussagekräftige Vergleiche zwischen Mitarbeitern, die in verschiedenen Abteilungen oder an unterschiedlichen Standorten arbeiten und sie erleichtern die Analyse vergleichbarer Gehälter über verschiedene Regionen und Geschäftseinheiten hinweg sowie die Empfehlung von Richtlinien zur Gehaltsanpassung. Diese Messdaten helfen bei der Beantwortung einer einfachen Frage: Bezahlen wir einer bestimmten Mitarbeitergruppe in Köln mehr als Mitarbeitern mit ähnlichen Fertigkeiten in München? 

 

Die Durchschnittsgehalt-Messdaten eröffnen zudem Wege hin zu einer differenzierteren Gehaltsanalyse, wie z. B. der statistischen Analyse sowie Spannweite und Standardabweichungen von Gehältern, die für größere Unternehmen äußerst nützlich sind. Die Durchschnittsgehalt-Messdaten sind dann am wertvollsten, wenn die Berichterstattung nach Tätigkeitsart erfolgt, da dies HR-Experten die Möglichkeit bietet, Mitarbeiter mit ähnlichen Fertigkeiten sowohl über verschiedene Regionen und Geschäftseinheiten hinweg als auch mit den branchenüblichen Durchschnittsgehältern zu vergleichen. Diese Messdaten ermöglichen zudem die Wettbewerbsfähigkeit von Gehältern periodisch zu prüfen und erleichtern es, Gehälter an veränderte Lebenshaltungskosten anzupassen. 

 

Größere Unternehmen analysieren zudem Gehälter häufig nach Tätigkeitsart und Gehaltsspanne. Eine kleine Spanne könnte darauf hinweisen, dass die meisten Mitarbeiter mit den gleichen Fertigkeiten in etwa das gleiche Gehalt erhalten, eine große Spanne hingegen, dass Mitarbeiter mit den gleichen Fertigkeiten sehr unterschiedliche Gehälter erhalten. Eine große Spanne innerhalb der gleichen Tätigkeitsart könnte darauf hinweisen, dass einige Mitarbeiter, verglichen mit ihren Kollegen, entweder unter- oder überbezahlt werden. 

 

Die Aufbereitung und Analyse der Gehalts-Messdaten hat zudem den unschätzbaren Vorteile,  dass Unternehmensverantwortliche beispielsweise die Auswirkungen von Tarifabschlüssen oder Veränderungen bei den Sozialversicherungsrechengrößen für ihre derzeitige Kostenstruktur sofort ermitteln können und damit in der Lage sind, zu überlegen, an welchen Stellschrauben in der aktuellen Unternehmenssituation gedreht werden kann, wo eingespart werden kann, ohne das Unternehmen zu schädigen.  

 

Generell muss man festhalten, dass mit einem derartig angelegten Personal- bzw. Payroll-Controlling das Unternehmen über ein Instrument verfügt, um den qualitativen und quantitativen Personalbedarf effizient zu steuern und somit eine vorteilhaftere Personalplanung und damit verbunden eine überschaubare Personalkostenentwicklung zu betreiben. 

 

Viel zu häufig ist es aber mit großem Aufwand verbunden, die notwendigen Daten aus verschiedenen Quellen zu konsolidieren, da mehrere Informationsquellen für eine Statistik oder Präsentation herangezogen werden müssen.  

 

Mit intelligenten Software-Tools zur Erleichterung von Personalentscheidungen, die über Modellbildung- und Visualisierungsfunktionen verfügen, können Daten aus HR-Systemen mit Daten aus Lohn- und Gehaltssystemen zusammengeführt werden. Intelligente Software-Tools visualisieren schnell und in handlicher Form Berichte oder Profile und erleichtert die Lohn- und Gehalts- sowie Budgetplanung für Abteilungen und Projekte. Sie geben dem Unternehmen Werkzeuge an die Hand, mit denen Sie schnell auf Änderungen im Finanz- oder Personalbereich reagieren können. Mit ihnen können Finanzplanungsinformationen aus bestehenden Datenquellen abgerufen und "Was-wäre-wenn"-Analysen und Szenarienplanungen durchgespielt werden. Damit können die Verantwortlichen schon im Vorfeld von geplanten Veränderungen abschätzen, wie sich ein empfohlener Personalkostenplan auf die betroffene Abteilung bzw. das gesamte Unternehmen auswirken wird.

 

Bei der Verwaltung von mehreren Budgets unterstützen intelligente Visualisierungsprogramme die Verantwortlichen, in dem sie Bereiche mit einem übermäßigen Budgetverbrauch oder anderweitigen Risiken sofort markieren. Mit der Drag-&-Drop-Funktion können Teams ganz leicht umstrukturiert oder auch Gehälter und Arbeitszeiten geändert werden. So erhält man sofort Antworten auf Fragen wie:"Überschreiten wir unseren Finanzrahmen?" oder "Wie lösen wir dieses Problem?".  

 

Intelligente Visualisierungstools sollten,  

 

  • die Organisation im Ist-Zustand sowie geplante Änderungen, z. B. neuen, verlagerten oder abgebauten Stellen anzeigen,
  • Vertragsnehmer, hoch bezahlten Mitarbeitern und besonders wichtigen Mitarbeitern des Teams anzeigen, aktuelle oder frühere Budgetplanungen und Ist-Zuständen gegenüberstellen, um potenzielle Risiken aufzudecken und im Blick zu behalten
  • Auswirkung von Budgetänderungen und wie Personaländerungen darstellen, die Budgetplanung beeinflussen können
  • Projektbudgets verwalten und die Auswirkungen von Personaländerungen innerhalb der Projekte auf das Gesamtbudget darstellen können,
  • die Zusammenarbeit mit Managern und leitenden Mitarbeitern, die am Finanzplanungsprozess beteiligt sind, gewährleisten.

 

Das Einsatzspektrum moderner, intelligenter Software-Technologien zur Modellbildung und Visualisierung von Mitarbeiterinformationen in Verbindung mit  Lohn und Gehaltsdaten ist breit gefächert und unterstützt Personalverantwortliche beim Einsatz klassischer Instrumente des Personal-Controllings letztendlich durch die vielfältigen Anwendungsmöglichkeiten auf einfache und effektive Art.  

 

 

Autor: 

Marcus Reinhard 

Director EMEA East bei HumanConcepts Ltd. Germany 

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