Visualisierung der Mitarbeiterdaten deckt möglichen organisatorischen Handlungsbedarf auf

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Anwenderbericht

 

Visualisierung der Mitarbeiterdaten deckt möglichen organisatorischen Handlungsbe- darf auf

 

Unternehmensgruppe der Stadtwerke Klagenfurt AG vereinfacht und beschleunigt das Abbilden der Betriebsstruktur bis auf die unterste Ebene  

Als Dienstleister in den Bereichen Grundversorgung, Mobilität, Freizeit und moderne Technologie verbessert die Unternehmensgruppe der Stadtwerke Klagenfurt die Lebensqualität der Menschen. Dazu wurde sie im Jahre 2000 in eine Aktiengesellschaft umgewandelt. Eine Weichenstellung, die vor allem auch den neuen globalwirtschaftlichen Rahmenbedingungen gerecht wurde. Zur Stärkung der Wettbewerbsposition wurden Ende 2005 die Energiebereiche Strom, Gas und Fernwärme in die Energie Klagenfurt GmbH eingebracht. Gemeinsam mit Partnern wurden in den zurückliegenden Jahren jene Geschäftsbereiche weiterentwickelt, für die die spezifische Marktgröße fehlte. Das Ergebnis ist der Wandel von einem klassischen Versorgungs- zu einem Dienstleistungsunternehmen mit fast allen kommunalen Sparten. Heute sorgen Ideen, modernste Technik und hoch motivierte Mitarbeiter dafür, dass die selbstverständlichen Dinge des Lebens rund um die Uhr funktionieren. Dafür sind täglich rund 800 Mitarbeiter im Einsatz.  

Aufgrund der gewachsenen Organisationsstruktur der Unternehmensgruppe war das eingesetzte Programm nicht mehr in der Lage, Mitarbeiterinformationen über alle Ebenen darzustellen und abzubilden. Die einzelnen Betriebe fertigten eigenständige Organigramme mit Hilfe diverser Programme an. Organigramme, die das gesamte Unternehmen erfassten, wurden nur zum Teil mit Hilfe von Software-Programmen erstellt. Am PC gezeichnete Organigrammstrukturen wurden noch per Hand aktualisiert.  

Da geplant war, das gesamte Unternehmen grafisch darzustellen, machte sich das damit beauftragte Projektteam auf die Suche nach einer adäquaten Softwarelösung, welche übersichtlich, anwenderfreundlich und mit vorhandenen Programmen kompatibel sein sollte. Gesucht wurde eine Lösung, die das Abbilden der Betriebsstruktur bis auf die unterste Ebene vereinfacht und beschleunigt, die notwendigen Daten aus der vorhandenen SQL-Base Datenbank auslesen kann und daraus visuell ansprechende Organigramme erstellt. Mit der neuen Lösung sollte es vor allem möglich sein, bestehende Daten ohne größere Änderungen in Organigramme umzuwandeln und somit mit kleinstmöglichem Aufwand ein schnell ersichtliches Ergebnis zu erzielen.  

Nach eingehender Prüfung verschiedener Software-Programme entschieden sich die Personalverantwortlichen für OrgPlus Professional. Denn OrgPlus bietet die Möglichkeit, Daten automatisch aus beliebigen Quellen einschließlich HR- und ERP-Systemen zu importieren und auf Basis dieser Daten automatisch Organigramme zu erstellen. Durch die Daten-Aktualisierung mit einem Klick brauchen Daten bei Änderungen in der Datenbank auch nicht immer wieder neu importiert zu werden.  

Bei der Unternehmensgruppe der Stadtwerke Klagenfurt AG erfolgt der Datenabgleich zwischen dem Personalinformationssystem (PIS) und OrgPlus mittlerweile einmal wöchentlich automatisch. Als Schnittstelle zwischen der SQL-Base Datenbank, in der die Mitarbeiterdaten gespeichert sind, und OrgPlus fungiert eine Access-Datenbank. Änderungen an den Personaldaten werden derzeit noch im PIS vorgenommen. Zudem bietet OrgPlus die Möglichkeit, durch die Übersichtlichkeit der Organigramme die vorhandenen Mitarbeiterdaten schnell und einfach auf ihre Exaktheit und Vollständigkeit zu prüfen. 

Neben der Kompatibilität mit der vorhandenen Datenbank bietet die OrgPlus-Technologie den Personalmitarbeitern jetzt auch die Möglichkeit, Organigramme zu erstellen, die alle Mitarbeiter von der höchsten bis zur untersten Betriebsebene abbilden können. Auf diese Weise lassen sich jetzt auch Ungleichgewichte hinsichtlich der Leitungskompetenzen und
-funktionen von Abteilungsleitern abhängig von der Abteilungsgröße darstellen, identifizieren und beheben. „Durch die Übersichtlichkeit, die die mit OrgPlus erzeugten Organigramme bieten, erhalten wir jetzt schnell konkrete Hinweise, wo organisatorischer Handlungsbedarf besteht, z. B. wenn überdimensionierte Leitungsspannen auftauchen“, erklärt Achim Steflitsch, Leiter Personalmanagement der Unternehmensgruppe der Stadtwerke Klagenfurt AG. 

OrgPlus bietet der Personalabteilung der Unternehmensgruppe der Stadtwerke Klagenfurt AG jetzt auch die Möglichkeit, die erstellten Organigramme direkt über das Intranet zu publizieren und so die unternehmensweite Nutzung des Intranets in ihre Arbeit einzubinden. Indem alle Mitarbeiter die so veröffentlichten Organigramme einsehen können, wurde die Voraussetzung geschaffen, dass sie sich mit den Strukturen des Unternehmens in übersichtlicher Weise auseinandersetzen können, was dazu beiträgt, dass sich die Mitarbeiter jetzt nun als Mitglieder in einem Gefüge sehen können, welches über ihre Abteilung hinaus geht.  

Momentan werden mit Hilfe von OrgPlus zwar noch keine Auswertungen von Mitarbeiterinformationen im klassischen Sinn vorgenommen und der Einsatz von OrgPlus beschränkt sich vorerst nur auf die Darstellung der Unternehmensstruktur. Aber allein schon die jetzt mögliche grafische Abbildung des Unternehmens bietet für Personalchef Achim Steflitsch unschätzbare Vorteile, da der Veränderungsbedarf in gewissen Bereichen auf diese Weise besser aufgezeigt werde, als dies mit Zahlen möglich sei. 

„OrgPlus ist für uns die ideale Lösung, weil uns das Programm fast unbegrenzte Möglichkeiten bietet, unsere rund 800 Mitarbeiter aus unserem Unternehmen und den Tochterunternehmen schnell, einfach, übersichtlich und grafisch darstellen zu können. Die Installation der Software ging dank der Unterstützung der HumanConcepts-Mitarbeiter schnell und reibungslos vonstatten, so dass der Tagesbetrieb in keiner Weise gestört wurde. Mit der Implementierung von OrgPlus Professional wurde auch der Grundstein gelegt, um weitere Human Ressources Instrumente wie z. B. die Mitarbeitergespräche einzuführen“, erklärt Achim Steflitsch, Leiter Personalmanagement der Unternehmensgruppe der Stadtwerke Klagenfurt AG. 

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