Verlust von Know-How vermeiden

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Fachbeitrag 

 

Verlust von Know-How vermeiden  

 

Intelligente Software-Tools finden auf Knopfdruck den richtigen Nachfolger 

 

Während es in der Vergangenheit bei der Nachfolgeplanung vornehmlich um die Neubesetzung von Top-Positionen im Unternehmen ging, werden mittlerweile zunehmend auch verschiedenste Jobkategorien in die Nachfolgeplanung mit einbezogen. Nachfolgeplanung ist dabei als Vorgang zu verstehen, der Personal-Manager bei der proaktiven Identifikation und Beurteilung von Mitarbeitern unterstützt, die eines Tages Schlüsselmitarbeiter im Unternehmen ersetzen werden. Die  Nachfolgeplanungsberichte geben den Personalentscheidern Aufschluss über die Schlüsselmitarbeiter, ihre potenziellen Nachfolger sowie die Fertigkeiten, über die diese Nachfolger bereits verfügen bzw. die sie noch entwickeln müssen, um in die neue Position befördert zu werden. Sie helfen den HR-Experten, sich auf die Abteilungen und Unternehmensbereiche zu konzentrieren, die Unterstützung benötigen, entweder bei der Ermittlung von Nachfolgern oder der Bereitstellung von Schulungs- und Managementmöglichkeiten für potenzielle Nachfolger, die noch nicht bereit sind, die Schlüsselfunktion zu übernehmen. 

 

Die Nachfolgeplanung stellt damit nicht nur in großen Unternehmen eine der wichtigsten HR-Aktivitäten dar. Denn sie hilft dabei, die künftige Zusammensetzung eines Unternehmens zu definieren und sicherzustellen, dass auch bei Veränderungen des Managements kontinuierliche Führung und Vorausschau bestehen. Intelligente Programme zur Nachfolgeplanung extrahieren dabei alle relevanten Informationen aus den oftmals auf mehrere Datenbanken verteilten Datenbeständen des Unternehmens und bilden selbst komplexe Sachverhalte durch interaktive visuelle Darstellungen verständlich ab. Derartige Systeme, mit denen Unternehmen vorhandene Talent-Pools erfassen und einschätzen können, stellen Rankings möglicher Nachfolger für verschiedene Schlüsselpositionen auf, listen Arbeitsleistung, Qualifikation, Softskills und Arbeitsfelder auf, modellieren Vakanzen-Szenarios und arbeiten Karrierepläne aus und entlasten durch ihre Visualisierung den Personalverantwortlichen damit beim Erkennen von Informationsinhalten, beim Sortieren von Ergebnissen oder Auffinden von Unterscheidungsmerkmalen. 

 

Einer der schwierigsten Aspekte bei der Erstellung eines Nachfolgeplanungsprogramms besteht in der Konzipierung eines rationellen Workflows, damit Manager ihre potenziellen Nachfolger beurteilen und diese Informationen mit der Personalabteilung abklären können. Moderne Software-Tools zur Nachfolgeplanung lösen dieses Problem durch die Bereitstellung von Informationen, die Manager zur Einschätzung ihrer Nachfolger benötigen und die abteilungsübergreifend genutzt werden können. Dabei entfällt die Notwendigkeit einer ständigen Aktualisierung elementarer Mitarbeiterdaten, da sich das Tool direkt an das Datenbanksystem des Unternehmens anbindet und so automatisch aktualisierte Daten generiert. Es sollte  zudem in bestehende Workflowkonzepte integriert werden können, so dass die Nachfolgeplanung zum integralen Bestandteil der Personalplanung wird. 

 

Die konditionelle Formatierung von Mitarbeiterdaten unterstützt Personalentscheider bei ihrem Bemühen um die Gewährleistung eines funktionsfähigen und aktuellen Nachfolgeplans. Intelligente Tools zur Nachfolgeplanung erlauben dem Benutzer, Mitarbeiterdaten hinzuzufügen, Ad-hoc-Berechnungen durchzuführen, Nachfolgerdaten zu korrigieren und zu aktualisieren und  verschiedene Nachfolgeszenarien mittels der intuitiven Drag-and-Drop-Benutzerführung zu modellieren. 

 

Durch die Verlinkung der elementaren Mitarbeiterdaten werden in Berichten beispielsweise ausscheidende Mitarbeiter und deren interne Nachfolger hervorgehoben, sofern Letzterer bereits identifiziert worden sind. Darüber hinaus geben diese Planungstools Aufschluss über die Nachfolgebereitschaft, die erforderlichen Schlüsselkompetenzen, Betriebszugehörigkeit und Ausbildungsniveau sowie die bisherige Position des Kandidaten. 

 

Bei der Definition der Berechnung des Nachfolgeplanungsberichtes können eine Vielzahl von Überlegungen berücksichtigt werden. Es kann sogar wünschenswert sein, nicht nur ein, zwei sondern mehrere Messdaten für den Nachfolgeplanungsbericht zu definieren. Messdaten können beispielsweise sein: 

 

Schlüsselmitarbeiter 

Schlüsselmitarbeiter spielen eine zentrale Rolle für das Unternehmen als Gesamtheit oder für eine bestimmte Abteilung, einen Unternehmensbereich oder ein Projekt. Die meisten Unternehmen ermitteln Schlüsselmitarbeiter und ihre Nachfolger auf der Führungsebene, wenden den Vorgang jedoch nicht auf die Ebene leitender Manager an, auf der häufig nicht nur Mitarbeiterzuwachs und -fluktuation, sonder auch das Maß an Fachwissen zu Branche und Produkten höher ist. Führende Unternehmen fangen jetzt auch damit an, das Verfahren der Nachfolgeplanung auf die unteren Unternehmensebenen auszuweiten, um den Verlust an zentralem Wissen auszugleichen, der u. U. entsteht, wenn ein leitender Manager das Unternehmen verlässt.  

 

Nachwuchsstärke 

Die Nachwuchsstärke kommuniziert, wie viele Nachfolger für jeden Schlüsselmitarbeiter (Position) ermittelt wurden und ob diese Mitarbeiter bereit sind, die Position zu übernehmen. Die meisten Unternehmen beziehen die Messdaten der Nachwuchsstärke in ihre Nachfolgeplanungsberichte mit ein. Größere Unternehmen ziehen es vor, Nachwuchsstärken von 2-3 Mitarbeitern pro Schlüsselposition aufzunehmen. Kleineren Unternehmen fällt es für gewöhnlich schwer, mehr als 1-2 Nachfolger für eine Position zu ermitteln. 

 

Kompetenzen 

Die meisten Unternehmen ermitteln die erforderlichen Kompetenzen für jede Schlüsselposition und stufen potenzielle Nachfolger anhand dieser Kompetenzen ein. Nachfolger gelten als bereit, wenn sie ein Mindestmaß an Kompetenzen erlangt haben. Häufige Beispiele sind u. a. die Fähigkeit, ein großes oder vielfältiges Team zu führen, die Fähigkeit, die Produktvision zu kommunizieren oder die Fähigkeit, Verträge mit wichtigen Lieferanten und Kunden auszuhandeln 

 

Ein vielfach unterschätzter Aspekt der Nachfolgeplanung ist die gerade von Mitarbeitern immer wieder geforderte Transparenz der Entwicklungs- und Aufstiegsmöglichkeiten, die der Arbeitgeber ihnen bietet. Das Wissen um Karrieremöglichkeiten und –chancen führt als ungeheurer Motivationsfaktor zu einer verbesserten Arbeitsleistung und zu einer höheren Loyalität dem Unternehmen gegenüber. Zudem wird sich ein Unternehmen, von dem bekannt ist, dass die Aus- und Fortbildung professionell betreibt, bei der Rekrutierung qualifizierter Mitarbeiter wesentlich leichter tun.  

 

Autor: 

Marcus Reinhard 

Director EMEA East bei HumanConcepts Ltd. Germany 

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