Unified Communications

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Interview 

 

Unified Communications 

Interview mit Uwe Bergmann, Geschäftsführer NETHINKS GmbH 

 

Was versteht NETHINKS unter Unified Communications? 

Bergmann: Im Prinzip geht es um integrierte Kommunikation in Echtzeit in einem einzigen System, also das Zusammenspiel von verschiedenen Kommunikationsfunktionen, wie beispielsweise  Telefonie – traditionell oder VoIP, Anrufbeantworter, Faxen, E-Mail, Instant Messaging einschließlich Chatten oder Audio-, Video- oder Webkonferenzen auf einem Server, am besten noch OpenSource basiert. Unified Communications bietet die Möglichkeit einer individuellen Kommunikationskonfiguration für das gesamte Unternehmen oder auch nur einzelner Arbeitsgruppen, wobei die eingehenden Informationen im definierten Workflow des Unternehmens weiterverarbeitet werden können. So werden beispielsweise eingehende Faxe mittels OCR in Textformate umgewandelt und dem betreffenden Mitarbeiter in der entsprechenden Anwendung z. B. als E-Mail zur Bearbeitung bereitgestellt. Anrufbeantworterfunktionen können für einzelnen Mitarbeiter oder  für ganze Gruppen bereitgestellt werden. Die Mandantenfähigkeit einer Unified Communication-Lösung gibt Mitarbeitern die Möglichkeit, an jedem beliebigen Arbeitsplatz im Unternehmen durch die Eingabe eines persönlichen PINs seine persönliche Arbeitsumgebung aufzurufen, ohne sein ganzes Equipment mitnehmen zu müssen. So setzt sich auch die Integration von intelligenten Chat-Lösungen in Unified Communications-Lösungen gerade in Unternehmen, die sehr viel Wert auf eine sichere Kommunikation legen, immer mehr durch, weil dadurch die Kommunikation der Mitarbeiter untereinander kontrollierbar innerhalb des Unternehmens abläuft. Wir sehen Unified Communications als End-to-End-Lösung, die sämtliche Kommunikationsbedürfnisse des Endanwenders abdeckt. 

 

Wo steht UC heute in der Akzeptanz bei den Kunden? 

Bergmann: Auf Anwenderseite steigt derzeit das Interesse an Unified Communications deutlich. Aber es gibt meiner Erfahrung nach noch reichlich Aufklärungsbedarf. Als das erste Mal von Unified Communications bzw. Unified Messaging auf der CeBIT vor drei oder fünf Jahren die Rede war, da haben sich viele nichts darunter  vorstellen können. Es hat sich dann allerdings sehr schnell herausgestellt, dass damit die Konvergenz  von Sprach- und Datenkommunikation gemeint ist. Wenn auch viele Unternehmen mit dem Terminus Unified Communication derzeit nur wenig anfangen können, ahnen sie doch, welches Potenzial in diesem Ansatz steckt. 

 

Vor allem Unternehmen, die noch überhaupt keine Erfahrungen mit Unified Communication gesammelt haben,  haben Bedenken wegen der Höhe der Investition. Damit verbunden ist die Barriere, des nicht konkret quantifizierbare Nutzen. Deshalb versuchen wir auch bis zu einem gewissen Grad Aufklärung zu treiben, in dem wir unsere Unified Communication-Lösungen entsprechend publik machen. 

 

Gibt es schon Standards oder fertige Lösungen für den Einsatz von UC? 

Bergmann: Es gibt erste Lösungen von CISCO und Microsoft in diesem Bereich. Und es wird sicherlich in dieser Richtung noch einiges passieren. Einen Standard gibt es meines Wissens noch nicht. Ich glaube, dass der Name Unified Communication oder Unified Communication-Server noch nicht richtig besetzt ist. Es wird sich zeigen, wie sich das in Zukunft darstellt. Im Prinzip definiert zur Zeit jeder Unified Communication so,  wie er es sieht.  

 

Welche Technologie kristallisierte sich nach Ansicht von NETHINKS als Basis von UC heraus? 

Bergmann:  Das ist sehr schwierig zu beantworten. Es gibt verschiedene Ansätze. CISCO und Microsoft haben mit Call Manager bzw. dem Office Communications Server Lösungen herausgebracht, die sehr stark an den jeweiligen Hersteller gebunden und die mit einem Lizenzmodell verbunden sind.  

 

Wir setzen dagegen ausschließlich auf OpenSource-Produkte, die wir so miteinander kombiniert haben, dass wir eine Lösung anbieten können, die auch den Namen Unified Communication-Server verdient und mit der unsere Kunden auch langfristig effizient arbeiten können. Wir machen uns dabei den OpenSource-Gedanken zunutze. OpenSource-Produkte sind Hersteller unabhängig und werden von einer großen Community entwickelt, wodurch sicher gestellt ist, dass auch kurzfristig Lösungen, die benötigt werden entwickelt werden.  Das hat für den Kunden gleich zwei Vorteile: erstens bezahlt er für die Lösung an sich keine Lizenzgebühr, allenfalls für die Installation und Konfiguration. Das heißt, das Unternehmen kann an unseren Unified Communication-Server so viele Teilnehmer anschließen, wie hardwareseitig machbar ist ohne mit lizenzrechtlichen Problemen konfrontiert zu werden.  Andererseits kann sich jeder durch die Quelloffenheit der Produkte den Code anschauen und selber entscheiden wie sicher die Lösung aus seiner Sicht ist, was gerade für Unternehmen, die sehr viel Wert auf Sicherheit legen, hoch interessant ist.  

 

Welche strategischen Ziele verfolgt NETHINKS mit seinem Unified Communications Ansatz? 

Bergmann: Im Rahmen unserer Unternehmensausrichtung als Dienstleister im ITK-Infrastrukturbereich war der Schritt zu Unified Communications eine logische und zwangsläufige Konsequenz. Das Zusammenwachsen aller Kommunikationsmöglichkeiten, die wir bislang als Standalone-Versionen angeboten haben, und die konsequente Ausrichtung auf Produkte und Lösungen auf OpenSource-Basis mündete in einen eigenen Unified Communications-Server, der eine neue, kosteneffiziente Qualität in die IT- und TK-Infrastruktur der Unternehmen bringt. Wirklich integrierte Kommunikation gepaart mit professionellem Service-Know-how anzubieten, darin liegt für uns die Zukunft in diesem Markt. Standalone-Kommunikations- und IT-Lösungen sind morgen Schnee von gestern. Unified Communications bedeutet mehr Intelligenz im Geschäftsprozess. Unified Communications ist kein Produkt, sondern eine Dienstleistung und passt gerade deshalb so gut zu unserer Strategie als umfassender ITK-Dienstleister. 

 

Was ist der Ausgangspunkt, die Motivation der Unternehmen für den Schwenk zu  UC aus Sicht von NETHINKS? 

Bergmann: Generell lässt sich das auf die Formel bringen: Effizientere Verständigung, kürzere Kommunikationswege und produktivere Prozesse. Das heißt Unternehmen versprechen sich durch eine  Verbesserung der Teamarbeit, eine leichteren Erreichbarkeit von Lieferanten und der eigenen Mitarbeiter, eine verbesserte Kundenkommunikation, den Zugriff auf alle nötigen Daten zur Kundenberatung und Zusammenarbeit mit den Partnern einen direkten Informationszugriff, schnellere Reaktionszeiten sowie Kosteneinsparungen. 

 

Der konkrete Auslöser für viele Unternehmen, über eine Unified Communications-Lösung nachzudenken, liegt oft in dem Umstand, dass die TK-Anlage gerade ausläuft und sie angesichts der anstehenden Investitionen langfristig auch mit ihrer neuen TK-Anlage State-of-the-Art  sein und bleiben wollen.  

 

Die Unternehmen sehen sich zunehmend mit gewissen Anforderungen an Ihre Unternehmenskommunikation konfrontiert,  die möglicherweise, auch wenn die TK-Anlage noch nicht abgeschrieben ist, mit der alten Anlage so nicht lösbar sind. Unified Communication eröffnet ihnen durch die Bündelung der Kommunikations- und Informationskanäle ungeahnte Potenziale, die sie für die Wettbewerbsanforderungen in einer zunehmend globalisierten und mobilen Welt fit machen. 

 

Unser modularer Unified Communication-Ansatz bietet dem Kunden die Möglichkeit, sich die Funktionen, die er gerade benötigt, auszusuchen und entsprechend seiner Anforderungen konfigurieren zu lassen, ohne auf die Möglichkeit des weiteren, kostengünstigen Ausbaus der Anlage zu einem späteren Zeitpunkt verzichten zu müssen.  

 

Unsere Kunde VMKT hat sich anfangs nur für die Faxlösung mit OCR/Schrifterkennung interessiert. Wenige Wochen später hat er sich dazu entschieden, die TK-Anlagen-Funktionalität dazu zu nehmen. Mit dem NETHINKS Communication-Server können Unternehmen klein starten und sich beispielsweise erst auf eine Funktionalität konzentrieren, ohne dabei in das Problem zu laufen, später weitere Funktionalitäten nicht nutzen zu können. 

 

Welche Punkte bedürfen vor der UC-Umsetzung ein besonderes Augenmerk? 

Bergmann: Das sind wie bei jedem IT-Projekt die gleichen Punkte. Man muss sich zuerst die Frage stellen, wer nutzt  dieses System,  und für welchen Zweck wird es genutzt.  Aus der Beantwortung dieser beiden Fragen ergeben sich dann die Aufgaben, die man lösen muss.  Wenn ich ein Call-Center betreiben möchte, unterliegt Unified Communications anderen Nutzungsanforderungen  als in einem kleinen Betrieb, der eine Service-Hotline betreibt.  

 

Es gilt also zunächst die bestehende Infrastruktur neutral zu prüfen und den  Kommunikationsgewohnheiten und Geschäftszielen gegenüberzustellen.  Man muss sich darüber im klaren sein, wie viele Mitarbeiter an den Unified Communication-Server  angeschlossen, welche Benutzergruppen eingerichtet werden sollen und welchen Aufgaben sie erfüllen. Es sind vornehmlich organisatorische Themen, die erst geklärt werden müssen.  Rein technisch betrachtet kommt die Unified Communication-Lösung mit handelsüblichen Netzwerken aus. 

 

Ein nicht zu unterschätzender Punkt ist die Akzeptanz der Mitarbeiter. Unified Communications kann nur dann erfolgreich eingeführt und Kosten gesenkt werden, wenn die Menschen dahinter stehen, die mit dem System arbeiten sollen. Es empfiehlt sich daher, die künftigen Anwender über die geplante Einführung rechtzeitig zu informieren und bereits in die Planungsphase mit einzubeziehen-             

 

Wie hoch ist der Migrationsaufwand? 

Bergmann:  Um UC-Server einzuführen gibt es mehrere Möglichkeiten. Man kann den harten Schritt wählen und seine alte TK-Anlage rauswerfen und den neuen Unified Communication-Server installieren. Es geht aber auch auf die sanfte Tour. Das bedeutet, dass man einen mehr oder weniger langen Zeitraum beide Systeme oder Teile der Systeme parallel betreibt, und nach und nach die alten Systeme abschaltet. Der Migrationsaufwand ist dabei nicht viel höher als beim Aufbau einer herkömmlichen TK-Anlage. 

 

Wie skalierbar sind die Lösungen von NETHINKS? 

Bergmann:  Wenn wir von Skalierbarkeit reden, muss man unterscheiden: Zum einen reden wir von der  Anzahl der Teilnehmer,  die an eine Unified Communications-Lösung angeschlossen werden können. Diese Zahl ist theoretisch unbegrenzt und wird lediglich durch die Hardware auf der die Unified Communication-Lösung läuft, limitiert. Zum anderen geht es um die Anwendungen. Da wir auf OpenSource setzen, eröffnet sich ein riesiges Potenzial, auf das wir zurückgreifen und auf dessen Basis wir ständig weitere Lösungen entwickeln.  

 

Was ist für die Etablierung von UC unabdingbar? 

Bergmann: Der Wille und die Offenheit der Nutzer im Unternehmen, Unified Communication auch wirklich zu nutzen, sowie ein stabiles Netzwerk. 

 

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