Preiswerte Effizienzsteigerung in den Alpen

Anwenderbericht

Preiswerte Effizienzsteigerung in den Alpen 

Bade- und Kosmetik-Artikel-Anbieter LUSH Schweiz setzt auf Mauve System3 

LUSH, führender Anbieter von Bade- und Kosmetik-Artikeln, vertreibt seine handgemachten Produkte in 37 Ländern weltweit. Ein wesentliches Standbein des Vertriebs bildet neben dem Verkauf in den insgesamt 480 Ladenlokalen der Katalog- und Internetversandhandel. Seit 2002 ist LUSH auch in der Schweiz vertreten, mittlerweile mit neun Ladenlokalen und von Anfang an selbstverständlich auch mit einem eigenen Webshop.

Im Laufe der Zeit mit steigender Userzahl und einem ständig größeren Produktangebot traten die Schwächen des Online-System zunehmend zu Tage. Vor allem durch die fehlende Anbindung des Shops an ein Warenwirtschaftssystem waren die LUSH-Mitarbeiter dem steigenden Versandhandelsgeschäft kaum noch gewachsen. Denn die Aufträge, die über den Webshop kamen, mussten per Cut and Paste in ein Word-Dokument übertragen und die Adressstämme manuell angelegt werden. Rechnungen, Mahnungen und Versandetiketten mussten ebenfalls per Hand in den Computer eingegeben werden.

Die Abwicklung wurde zudem durch den Umstand erschwert, dass die Verwaltung und die Logistikabwicklung, die von einem Ladengeschäft aus durchgeführt wird, zwar im schweizerischen Zug aber in unterschiedlichen Gebäuden sitzen. Auftragssachbearbeitung und Buchhaltung wurden vom Homeoffice, ungefähr eine Autostunde von Zug entfernt in den Bergen, erledigt. Was einen erheblichen Kommunikationsaufwand bedeutete.

 „Uns ist klar geworden, dass wir nur durch eine Automatisierung des gesamten Prozesses von der Pflege des Shops über die Bestellung und Auftragsbearbeitung bis zur Versandlogistik mit der rasanten Entwicklung unseres Online-Versandhandels Schritt halten und Luft für das weiter steigende Online-Geschäft schaffen konnten“, erklärt  Doris Trinkler, Geschäftsführerin der Schweizer LUSH-Niederlassung.

An den neuen Webshop hatte Doris Trinkler ganz konkrete Anforderungen. Insgesamt sollte der neue Shop über individuelle Gestaltungsmöglichkeiten verfügen und wesentlich einfacher zu handhaben sein, sowohl von den Mitarbeitern als auch von den Kunden. Das heißt, Produktänderungen oder –Ergänzungen sollten durch die Mitarbeiter selber durchgeführt, die vorhandenen Adressdatenbestände übernommen werden können und die Menüführung für die Kunden übersichtlich und intuitiv gestaltet sein. Gleichzeitig sollten Auftragsanlage, Rechnungserstellung, Mahnwesen, Fakturierung und Versandlogistik automatisiert und mit dem Webshop verzahnt werden. Eine statistische Auswertung, welcher Kunde welches Produkt wie oft bestellt, sollte ebenfalls möglich sein. Last but not least sollte die Möglichkeit bestehen, dass jeder Mitarbeiter von jedem Ort aus auf das komplette Webshop- und Warenwirtschaftssystem zugreifen konnte.

Generell eine Lösung zu finden, die den Ansprüchen entsprach, war nicht das Problem. Doch die angebotenen Webshop-Systeme waren der LUSH-Managerin zu komplex und zu teuer. Aus der Unternehmenszentrale in Großbritannien kam dann Anfang 2007 der entscheidende Hinweis auf den eCommerce-Spezialisten Mauve Mailorder Software GmbH & Co. KG aus Essen.

„Das Mauve M-eShop in Verbindung mit der Warenwirtschaft Mauve System3 war genau das, was uns gefehlt hat und was wir gesucht haben. Die Lösung kam gerade zum richtigen Zeitpunkt und ist inklusive Webhosting mit Kosten von weniger als 500 Euro pro Monat mit Abstand die preiswerteste Alternative“, erinnert sich Doris Trinkler.

Denn das Mauve Webshop-System bietet der LUSH-Managerin jetzt nicht nur eine Artikel- und Kundenverwaltung sowie eine Bestellabwicklung, sondern erlaubt ihr auch, eine unbegrenzten Anzahl an Produkten einzustellen und eine individuelle Einstellung von Preisaufschlägen je Zahlungsart, Mindestbestellwert und Portofreigrenzen vorzunehmen. Auf Wunsch kann sie sich die Artikel-Verfügbarkeit in Echtzeit anzeigen lassen. Auftragseingänge werden jetzt automatisch per Email bestätigt und Bank- und Kreditkarten geprüft. Mit dem neuen Webshop kann LUSH Rabatte auf einzelne Artikel oder ganze Bestellungen gewähren. Den Artikeln können mehreren unterschiedlichen Warengruppen zugeordnet und mehrere Bilder und PDF Dateien pro Artikel eingestellt werden. Zu jedem Artikel sind mehrere Beschreibungstexte für strukturierte Informationen möglich. Das Webshop-System erlaubt auch den direkten Zugriff auf alle Bestellungen sowie auf bestellte Artikel je Kunden. Selbst die Zuweisung von eigenen Bezahlmöglichkeiten für jede Kundengruppe ist jetzt möglich. Abgerundet wird das Leistungsspektrum des neuen LUSH-Webshops durch die Zusatzpakte Suchmaschinenoptimierung, das SSL-Zertifikat und das Gutschein-Modul.

Durch die Verzahnung des Webshop-Systems mit dem Warenwirtschaftssystem Mauve System3 wurde auch das Problem der Automatisierung der Prozesse von der Auftragsannahme bis zum Versand gelöst. Bestellungen im LUSH-Onlineshop werden automatisch an das Warenwirtschaftssystem weitergeleitet, wo sie die Basis-Module Adressverwaltung, Fakturierung, Debitorenbuchhaltung und Lagerverwaltung durchlaufen und als fertige Aufträge zur Kommissionierung in den LUSH-Shop in Zug weitergeleitet werden.

Um die Versandlogistik so optimal wie möglich zu gestalten, hat Mauve eine Schnittstelle zum Print & Send-Verfahren der Schweizer Post programmiert und eingerichtet. Damit sind Mitarbeiter in der Lage, aus der Adressverwaltung  heraus den Paketschein online ausfüllen und ausdrucken zu lassen. Auf dem Paketschein ist neben der Adresse eine Marke mit einem Barcode aufgedruckt, der bei der Post nach Einlieferung gelesen wird. So können die LUSH-Mitarbeiter den gesamten Weg des Pakets von der Einlieferung bis zur Auslieferung beim Kunden verfolgen.

Die Integration des Zusatz-Moduls MT940 sorgt dafür, dass offene Posten automatisch ausgebucht werden, wenn die Tageskontodaten mit den eingegangenen Zahlungen online von der Hausbank eingelesen werden.

Da Mauve System3 eine Software as a Service (SaaS)-Lösung ist und Webshop sowie   Warenwirtschaft komplett bei Mauve in Essen gehostet werden, stellt die Buchhaltung im eine Autostunde entfernten Homeoffice auch kein Problem mehr dar. „Mit dieser Lösung haben wir erreicht, dass alle online auf das gesamte System zugreifen können. Obwohl die gesamte Auftragsannahme und Buchhaltung in Silenen (auf der Gotthard Nord-Süd Route) sitzt, habe ich in der Zentrale in Zug durch den Zugriff auf alle Daten einen kompletten Überblick über unsere Online-Geschäfte. Ich kann die offenen Posten sehen und weiß jederzeit wie viele Bestellungen eingegangen und wie viele versendet worden sind. Rein theoretisch kann ich jetzt mit dem Laptop auch aus Johannisburg meine Geschäfte in Zug steuern“, freut sich Doris Trinkler.

Darüber hinaus trägt das von Mauve installierte System auch den multilingualen Eigenheiten der Schweiz Rechnung. So ist nicht nur der Betrieb des  Webshop in mehreren Sprachen möglich. Die Mehrsprachigkeit setzt sich auch in der Auftragsabwicklung fort. Das Modul M-Multilanguage ermöglicht es LUSH die bevorzugte Landessprache des Kunden im Adressenstamm zu hinterlegen, so dass erstellte Belege, ob Brief, E-Mail, Lieferschein, Rechnung oder Mahnung in der entsprechenden Sprache ausgegeben werden. Die Anwendungsoberfläche für die Mitarbeiter bleibt dabei in der von LUSH  festgelegten Basissprache.  

„Wir sind mit unserer Entscheidung sehr zufrieden. Der neue Webshop schlug wie eine Bombe ein. Die LUSH-Community zählt mittlerweile schon über 5.000 registrierte Benutzer. Außerdem werden wir durch die Installation des Mauve-Webshops und des Mauve System3, die gerade einmal eine Woche gedauert hat, die Effizienz unseres Online-Geschäftes um mindestens 50 Prozent steigern können. Damit haben wir auch den Grundstein für einen weiteren Ausbau unseres Versandhandelsgeschäftes gelegt, dessen Kapazität durch die händische Abwicklung doch sehr begrenzt war“, resümiert Doris Trinkler.

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