Mit intelligentem Personal-Controlling Kosten sparen und Wettbewerbsvorteile realisieren

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Fachbeitrag 

 

Mit intelligentem Personal-Controlling Kosten sparen und Wettbewerbsvorteile realisieren 

 

Entscheidungs- und handlungsorientiertes Personal-Controlling als modernes Steuerungsinstrument in einer wertorientierten Unternehmensführung: “You can’t manage what you can’t measure.“ 

 

Die HR-Prozesse und deren Ursachen-Wirkungszusammenhänge werden heutzutage immer komplexer und die Verknüpfung von Finanz- mit personalwirtschaftlichen Daten wird immer wichtiger. Ein professionelles Personalcontrolling zeichnet sich in den Augen von Personalmanagern laut einer Umfrage der Deutschen Gesellschaft für Personalführung e.V. unter anderem durch den Einsatz von strategieorientierten Instrumenten aus, die für die Analyse vieler unterschiedlicher Datenquellen genutzt und mit deren Hilfe Kennzahlen automatisch ermittelt werden können.  

 

Zu oft wird Personal-Controlling aber immer noch mit Kontrolle übersetzt. Während sich aber Kontrolle eher auf einen rückschauenden und statischen Vorgang bezieht, bezieht sich Controlling, nämlich die Steuerung, auf eine vorausschauende, planerische und dynamische Betrachtung bezieht. Die Aufgaben des modernen Personalcontrollings liegen deshalb darin, strategische Entscheidungen vorzubereiten und Kosten transparent zu machen, um durch eine frühe Einschätzung von Auswirkungen durch neue Entwicklungen einen Beitrag zur Unternehmensberichterstattung und zur Optimierung der Effizienz in der Personalarbeit zu leisten. Zu diesem Zweck muss aber eine stets aktuelle Versorgung des Managements mit allen relevanten Informationen gewährleistet sein. Nur so kann das Management das Personal auch sicher führen und nur so können letztendlich Unternehmensziele auch über die Mitarbeiter verwirklicht werden. 

 

Beim integrierten Kompetenz-Management unterscheidet man zwei Ebenen: 

 

1. Operatives Personal-Controlling: 

Dieser Bereich beschäftigt sich mit den so genannten “harten“ Kennzahlen, wie demografische Entwicklung im Unternehmen, Mitarbeiteranzahl, Ertrag, Kosten und Aufwand. Dabei handelt es sich um kurz- bis mittelfristige Betrachtungen. 

 

2. Strategisches Personal-Controlling: 

Hier handelt es sich um “weiche“ Kennzahlen, wie Potenzial, Fähigkeiten, Motivation und Ziele der Mitarbeiter, aber auch Weiterbildung und Weiterentwicklung gehören in diesen Bereich. Mit diesen Kennzahlen können Strategien entwickelt, geplant und durchgeführt werden. 

 

Die Gründe für ein effektives Personal-Controlling in einer wertorientierten Unternehmensführung sind vielfältig und reichen von gestiegenen Anforderungen an die Personalberichte über höhere Informationsanforderungen der Stakeholder, höhere Leistungserwartungen an Führungskräfte, verbesserte Risiko-Management-Systeme zur Frühwarnung, komplexere HR-Prozesse und -Strukturen sowie Ursache-Wirkungs-Zusammenhänge bis zur Erfordernis, Finanzkennzahlen des Unternehmens mit personalwirtschaftlichen Daten und Informationen intensiver zu verknüpfen.  

 

Als Instrumente des Personal-Controllings kommen u.a. Human Ressource Due Diligence, Human Ressource Scorecard, Soll- / Ist-Vergleiche, SWOT-Analysen, Erfassen und Bewerten von Personalkennzahlen oder Messungen von Verhalten im Verhältnis zur Leistung zum Einsatz. 

 

Mit einem langfristig angelegten Personal-Controlling können wichtige Vorteile für das Unternehmen erreicht werden, wie mehr Kontinuität, mehr Effizienz, mehr Verlässlichkeit gegenüber Kunden, Geschäftspartnern und Mitarbeitern, eine effiziente Steuerung des qualitativen und quantitativen Personalbedarfs und somit eine vorteilhaftere Personalplanung und damit verbunden eine überschaubare Personalkostenentwicklung. 

                              

So kann die Leistungsfähigkeit des Unternehmens langfristig gewährleistet werden und sorgt damit für bessere Voraussetzungen im Wettbewerb am Markt und erhöht die Arbeitsproduktivität. Viel zu häufig ist es aber mit großem Aufwand verbunden, die notwendigen Daten aus verschiedenen Quellen zu konsolidieren, müssen mehrere Informationsquellen für eine Statistik oder Präsentation herangezogen werden.  

 

Mit intelligenten Software-Tools zur Erleichterung von Personalentscheidungen, die über Modellbildung- und Visualisierungsfunktionen verfügen, können Daten aus HR-Systemen mit Daten aus weiteren Quellen zusammengefügt werden. So erhält man spielend eine Gesamtansicht eines Mitarbeiters oder einer Abteilung. 

 

Alle relevanten Daten lassen sich mit intelligenten Software-Tools auch schnell und handlich in Form von Berichten oder Profilen visualisieren, Berichte über die Personalkosten und –kapazitäten einer Abteilung und Statistiken lassen sich ohne viel Aufwand erstellen und an Manager und Führungskräfte verteilen. Soll- und Ist-Vergleiche sind genauso möglich, wie „was-wäre-wenn“-Szenarien. Das Kompetenzmanagement wird vereinfacht und offene Stellen, der Bildungsbedarf oder die Nachfolgeplanung werden beispielsweise mithilfe der konditionellen Formatierung schnell sichtbar. Es können Personalbestandsanalysen durchgeführt, und der Personalbedarf durch eine Personalbedarfsplanung sowie kostengünstige Beschaffungswege bestimmt werden. Instrumente zur optimalen Bewerberauswahl werden bereitgestellt und es lässt sich ein Bildungs- und Laufbahncontrolling durchführen. Darüber hinaus können auch kostengünstige Freisetzungsformen ermittelt, der Personaleinsatz geplant, Personalkostenbudgets aufgestellt und überwacht sowie Kennzahlen und Abweichungen analysiert werden. 

 

Das Einsatzspektrum moderner, intelligenter Software-Technologien zur Modellbildung und Visualisierung von Mitarbeiterinformationen und –Daten breit gefächert und unterstützt Personalverantwortliche beim Einsatz klassischer Instrumente des Personalcontrollings letztendlich durch die vielfältigen Anwendungsmöglichkeiten auf einfache und effektive Art.  

 

 

Autor: 

Marcus Reinhard 

Director EMEA East bei HumanConcepts Ltd. Germany 

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