HPMC - Dem Vertrieb öfter einmal auf die Finger schauen

Fachbeitrag 

Dem Vertrieb öfter einmal auf die Finger schauen 

Mit wenigen Fragen Licht ins Vertriebsdunkel bringen 

Vielen Geschäftsführer lassen sich zu schnell von den Versprechungen ihrer Vertriebsmitarbeiter auf die falsche Fährte führen und klammern sich an die angeblich guten Geschäftsaussichten wie an einen Strohhalm. Anstatt die Reisleine zu ziehen, hangeln sie sich weiter von Monat zu Monat, und schieben wichtige Entscheidungen aus Angst vor notwendigen Personalentscheidungen und aus mangelnder Fachkompetenz auf die lange Bank, bis im schlimmsten Fall der Exitus eintritt. Dabei bräuchten sie nur ihren Vertriebsmitarbeiter öfter einmal rechtzeitig zu monitoren. 

Zugegebenermaßen ist das nicht immer ganz einfach. Zu oft versuchen die Vertriebsmitarbeiter ihren Chefs ein X für ein U vorzumachen und zünden unzählige Nebelkerzen aus Ausflüchten, Ausreden und wohlklingenden Prognosen, die es dem Geschäftsführer nicht gerade leicht machen, zu erkennen, ob der Mitarbeiter die Projektaussichten falsch einschätzt, nur leicht korrigierbare handwerkliche Fehler macht, eine vertriebliche Null ist oder seine Position nur mit Pseudo-Projekten sichern will, weil er zu weit weg ist von dem Projekt.   

Ein erster Ansatzpunkt, um Licht in das Vertriebsdunkel der eigenen Firma zu bringen, ist die Häufigkeit der Kundenkontakte sowie die Anzahl und die Dauer der Projekte. 

Ist das Projekt identifiziert, d. h. hat der Vertriebsmitarbeiter vom dem Projekt Information bekommen, ist ein Termin in der Regel innerhalb der nächsten 14 Tagen ein absolutes Muss. In der Projektphase sollte der Vertriebsmitarbeiter mindestens einmal pro Woche Kontakt zum potenziellen Kunden haben. Entscheidend für den Erfolg ist dabei die Frage: Mit welcher Hierarchieebene bei dem Kunden spricht der Vertriebsmitarbeiter? Hat er Kontakte zur richtigen Managementebene? Denn entschieden werden die Projekte auf der Entscheiderebene. Kennt er die Entscheidungsstrukturen?, dann weiß er auch, wer die Mitbewerber sind, in welcher Entscheidungsphase sich das Projekt befindet und wann die Auftragsvergabe ist. Die Frage „Wie häufig verliert er Projekte?“ gibt Aufschluss über die Abschlussstärke. Es nutzt nichts, viele Kontakte zu haben, wenn man bei der Vergabe des Projekts immer das Nachsehen hat. Um schlüssige Antworten auf diese Fragen zu erhalten, rate ich meinen Kunden immer, den betreffenden Vertriebsmitarbeiter in der entscheidenden Phase des Projekts einfach zum Kunden zu begleiten um sich selbst ein Bild zu machen.  

Ein unübersehbarer Indikator für den Erfolg eines Vertriebsmitarbeiters ist die Kontakthäufigkeit zum Bestands- wie auch Neukunden. Wenn Sie Ihren Vertriebsmitarbeiter ständig im Büro antreffen und kaum telefonieren sehen, sollten die Alarmglocken schrillen. Ein Blick auf die Anzahl der verschickten Angebote und deren Qualität wird den letzten Beweis liefern, dass der betreffende Mitarbeiter eher ein Schreibtischtäter als ein echter Vertriebsprofi ist.  

Die Erfahrung lehrt, dass ein Großteil derjenigen, die sich als Vertriebsprofi bezeichnen, weniger als 80 Prozent Ihrer Zeit beim Kunden verbringen. Stattdessen halten Sie sich lieber mit der Abwicklung oder Koordination bestehender Aufträge oder mit der Entgegennahme und Bearbeitung von Wiederholungsgeschäften auf. Diese Arbeiten kann auch ein Innendienst-Mitarbeiter verrichten. Denn diese Tätigkeiten leisten erfahrungsgemäß keinen substanziellen Beitrag zur Gewinnung neuer Kunden. Was ein wesentlicher Bestandteil der Arbeit eines Vertriebsmitarbeiters ist.  

Typischer Tagesablauf eines Vertriebsmitarbeiters sieht wie folgt aus: Wenn er nicht auf Kundenbesuch ist, und das sollte im Idealfall 5 bis 10 Mal in der Woche der Fall sein, checkt er zuerst seine Mails und geht seine Termin- und Wiedervorlageliste durch. Danach telefoniert er mit bestehenden Kunden, erkundigt sich bei Projektkunden nach dem Stand des Projekts und versucht telefonisch Erstkontakte herzustellen. Der erfahrene Vertriebsmitarbeiter wird seine Top-Entscheider in der Regel erst gegen Abend anrufen, weil sie lange arbeiten und erst dann die Ruhe zu einem erfolgreichen Verkaufsgespräch haben. Als Faustregel gilt: Je mehr Telefonate, desto mehr Termine, desto mehr Projekte desto mehr Abschlüsse. Wenn die Ansprechpartner dann nicht mehr erreichbar sind, werden die Angebote geschrieben.  

Als präventive Maßnahme empfiehlt es sich, regelmäßig einmal pro Woche sogenanntes Vertriebs- und  Forecast-Meeting abzuhalten, in denen die Realisierung der Zielvorgaben pro Monat festgelegt und deren Erreichen überprüft wird. In diesen Gesprächen sollte zudem die Qualität der Projekte abgeklopft werden, z. B. ob der Kunde überhaupt im Fokus des Unternehmens liegt, wie der Stand der Projekte ist und welche neuen Projekte identifiziert worden sind. Denn Fehleinschätzungen des Vertriebsmitarbeiters über den Stand und die Erfolgsaussichten des Projekts führen nur zu schnell zu falschen Geschäftsentscheidungen der Geschäftsführung, die das Unternehmen teuer zu stehen kommen können.  

Hilfreich sind hier professionelle Vertriebscontrolling-Tools bzw. Customer Relationship Managementsysteme, mit denen sich die Arbeit der Vertriebsmitarbeiter sehr gut und umfassend monitoren und steuern lässt. Um sich damit vertraut zu machen, tut es am Anfang sicherlich auch ein Excel-Sheet mit einer gezielten Checkliste, um alle relevanten Punkte abzufragen und festzuhalten. So kann die Leistung des Vertriebsmitarbeiters über einen längeren Zeitraum nachvollzogen und verglichen werden. Interessenten können so ein Excel-Sheet gerne kostenlos bei mir abfordern.  

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Autor: Horst Persin ist Inhaber der HPMC – Horst Persin Management Consulting in Wiesbaden