Aufwand zur Organigrammerstellung auf null heruntergefahren

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Anwenderbericht

 

Aufwand zur Organigrammerstellung auf null heruntergefahren 

OrgPlus hilft bei interner Reorganisation und bei Optimierung des SAP-HR-Systems 

Toyota, der größte Automobilhersteller der Welt, ist seit 1971 in Deutschland mit der Toyota Deutschland GmbH (TDG) mit Sitz in Köln vertreten. Die für den deutschen Markt  zuständige Marketing- und Vertriebsgesellschaft erzielt ihre Umsätze mit dem Vertrieb von Toyota und Lexus Automobilen sowie mit dem Verkauf von Ersatzteilen und Zubehör für diese Fahrzeuge. Im Geschäftsjahr 2008/2009 hat Toyota hierzulande 108.132 Neu-Fahrzeuge verkauft, was einem Marktanteil am deutschen Automobilmarkt von 3,4 Prozent  entspricht. Der Nettoumsatz (inklusive Ersatzteile und Zubehör) belief sich im angelaufenen Geschäftsjahr auf 1.652 Mio. Euro. Weltweit zählt Toyota zu den innovativsten Automobil-Herstellern.  

Toyota ist Sinnbild für beispielhafte Unternehmensführung und das Geschick, sich perfekt an veränderte Gegebenheiten anzupassen, in dem alle Prozesse ständig reflektiert werden, um sie kontinuierlich auf eine Art und Weise zu verbessern, die die Organisation langfristig stärkt. Dazu bedarf es unter anderem auch aussagekräftiger Organigramme. Aber ganz im Gegensatz zu der auch durch Toyota bekannt gewordenen Philosophie Kaizen (Veränderung zum Besseren) stand bis zum Jahresanfang die Arbeit der Personalabteilung des Automobil-Herstellers aus Köln.  

Zwei Mal pro Jahr erwartete die Muttergesellschaft eine aktuelle Übersicht der Organisation ihre Tochtergesellschaft  in Deutschland mit ihren 310 Mitarbeitern. Um die vorhandenen  Organigramme zu überarbeiten und zu aktualisieren, setzten sich die HR-Referenten hin, nahmen die Organigramme zur Hand und überprüften anhand der Mitarbeiterlisten aus dem SAP-System, welcher Mitarbeiter das Unternehmen verlassen hatte, welcher Mitarbeiter versetzt worden war, ob Mitarbeiter neu eingestellt wurden und trugen alle Veränderungen oder Neuerungen per Hand  in die in Microsoft Visio erstellten Organigramme ein.  

„Ein sehr zeitaufwendiger Prozess, da die Organigramme mit den Listen der Mitarbeiterdaten aus unserem  SAP-HR-System einzeln abgeglichen werden mussten. Drei Mitarbeiter waren jeweils für ihre Bereiche drei ganze Tage damit beschäftigt und das zwei Mal pro Jahr. Dieser manuelle Aufwand war zu hoch und musste unbedingt reduziert werden“, erklärt Inga Mais,  HR-Referentin bei der Toyota Deutschland GmbH.    

Und so schaltete die HR-Abteilung die Kollegin Silke Zimmermann ein, die sich bei TDG um das Thema Kaizen und Prozessoptimierung kümmert. Nachdem Silke Zimmermann drei Software-Anbieter recherchiert hatte, ließ sie sich jeweils eine Testversion schicken.  Zusammen mit der HR-Abteilung wurden dann die Anforderungen definiert. Anwendbarkeit, leichte Bedienbarkeit und SAP-Kompatibilität waren neben dem Kostenfaktor die wesentlichen Punkte. Nach eingehenden Tests entschied  man sich für die Software zur Visualisierung von Mitarbeiterinformationen und zur Organigrammerstellung OrgPlus Professional von HumanConcepts aus Willich.  

Um die technische Realsierung kümmerte sich in enger Zusammenarbeit mit den Consultants von HumanConcepts Toyota Informationssysteme, die OrgPlus Professional im SAP Testsystem installierten, um das Zusammenspiel von SAP und OrgPlus erst einmal durchzuspielen, bevor OrgPlus ins Produktionssystem überführt  wurde. 

Die OrgPlus/SAP-Anbindung erübrigt dabei die Installation von zusätzlicher Spezialsoftware in der SAP Umgebung. Über das HR Organizational Charting Interface (HC-OCI) lassen sich Organisationspläne direkt aus der SAP-Lösung  erstellen und  pflegen. Der direkte und sichere Datenimport über die HR-OCI Schnittstelle erfolgt automatisch. Im SAP System wird ein RFC-Baustein aufgerufen, der auf die entsprechenden Tabellen im SAP-System zugreift, aus denen die Daten herausgezogen und in ein xml-Format umgewandelt werden. Die Daten im xml.-Format kann OrgPlus dann lesen und importieren.  

Um die zur Organigrammerstellung benötigten Daten aus dem von Toyota eingesetzten  SAP HR-Systeme Version 4.6 c  zu importieren, müssen die HR-Referenten von Toyota in OrgPlus nur die Funktion „Datei/Daten importieren“ ausrufen. Mit Hilfe des Datenverbindungsassistenten wird die Datenquelle SAP ausgewählt und anschließend die erstellte SAP Adapter-Konfigurationsdatei abgespeichert. Wenn die Datenabfrage gestartet wird, muss nur noch die Dateneinstellung vorgenommen, die zu importierenden Datenfelder angeklickt werden und schon werden die ausgewählten SAP-Daten geladen und in der OrgChart-Maske von OrgPlus dargestellt. 

„Dank OrgPlus sind wir jetzt in der Lage, monatlich per Knopfdruck ein Organigramm erstellen können. Dabei bilden wir Mitarbeiter mit der Stellenbezeichnung und der Abteilung ab. Durch die Unterstützung von HumanConcepts sind wir in naher Zukunft auch in der Lage, die reale Headcount-Zahl anzugeben. Vollzeitkräfte sind mit einer 1 und Teilzeitkräfte mit einer 0,5 gekennzeichnet, so dass wir auf einen Blick sehen können, wer halbtags und wer ganztags arbeitet. Den manuellen Aufwand zur Organigrammerstellung konnten wir auf null herunterfahren“, erklärt Inga Mais.   

Aber auch zur Reorganisation wurde OrgPlus bereits erfolgreich eingesetzt. So erkannten die Verantwortlichen durch die Abbildung der künftigen Organisation im Vorfeld der Veränderung, dass die Besetzung einer geplanten Stabfunktion derzeit keinen Sinn macht. „Reorganisationen kommen immer mal wieder vor. Und OrgPlus bietet uns jetzt einen viel besseren Überblick über unsere Organisation und die mögliche Auswirkungen von Veränderungen. SAP bietet nur schwer lesbare Listen“, erklärt die HR-Referentin. Veröffentlicht werden die mit OrgPlus generierten Organigramme als schreibgeschützte PDFs auf einem internen für alle Mitarbeiter zugänglichen Pfad des IT-Systems.  

Der Einsatz von OrgPlus hat sich für die HR-Abteilung von TDG aber auch noch aus einem anderen Grund gelohnt. Denn Aufgrund des Einsatzes von OrgPlus konnte sogar das SAP –HR System optimiert werden. Durch die Visualisierung der Mitarbeiterinformationen wurden auf einmal Stellen entdeckt, die gar nicht besetzt waren und für die es auch keine Vakanz gab.  

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