Aktuelle Daten von 500 Mitarbeitende auf Knopfdruck

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Anwenderbericht

Aktuelle Daten von 500 Mitarbeitende auf Knopfdruck 

Würth International AG setzt auf leicht zu handhabende HR-Software mit schneller und einfacher Anbindung an SAP  

Das Kerngeschäft des Deutschen Würth-Konzerns ist der weltweite Handel mit Befestigungs- und Montagematerial. Im vergangenen Jahr setzte die gesamte Unternehmensgruppe weltweit 8,5 Mrd. € um. Die Würth International AG mit Sitz in Chur, Schweiz, nimmt dabei mit den Bereichen Beteiligungsverwaltung und Zentraleinkauf eine zentrale Koordinationsfunktion ein. Hier laufen alle Fäden für die Errichtung, die Akquisition und die Verwaltung der weltweit 152 direkten und 139 indirekten Tochtergesellschaften zusammen. Hier wird auch der Wareneinkauf  aller Würth-Gesellschaften weltweit abgewickelt und alle Produkte gemäß den hohen Qualitätsanforderungen in eigenen Prüflabors laufend begutachtet und getestet. Von jeher werden dabei die Mitarbeitenden als einer der wichtigsten Bestandteile für den Erfolg der Würth International angesehen. „Ich bin davon überzeugt, dass Menschenführung zu mehr als fünfzig Prozent über Gewinn und Verlust entscheidet, während Kapital und Produkte nur eine nachgeordnete Bedeutung haben“, lautet das Credo von Prof. Dr. h. c. mult. Reinhold Würth. 

Vor allem vor dem Hintergrund der ständigen organisatorisch-technischen Veränderungen bei Würth International setzt das ein System voraus, das den Verantwortlichen schnell und zu jeder Zeit einen detaillierten und vor allem stets aktuellen Überblick über die Mitarbeiterstruktur und die Kenntnisse, Fähigkeiten und Kompetenzen ihrer rund 500 Mitarbeitenden verschafft, um sie trotzdem optimal führen und einsetzen zu können. Die Darstellung der wichtigen organisatorischen und personellen Informationen mittels Visio wurde diesen Anforderungen nicht mehr gerecht. Die ständig notwendigen Aktualisierungen verschlangen zu viele Personalressourcen, da jede personelle und organisatorische Veränderung per Hand in die mit Visio erstellten Organigramme übertragen werden mussten. Die im SAP-System (SAP Enterprise 4.7110) gespeicherten HR-Daten wurden nur für Abrechnungen und Entwicklungen genutzt. 

Auf der Suche nach einem HR-System, mit dem sich nicht nur Organigramme schnell und problemlos erstellen und aktualisieren lassen, sondern mit dem auch die im SAP-System vorgehaltenen Personaldaten zur Darstellung der unternehmensweiten Organisationsstruktur effektiv und automatisiert genutzt werden konnten und das zudem mit dem genutzten SAP-Personalmanagement zusammenarbeitet, stießen die Personalverantwortlichen von Würth International im Internet auf OrgPlus, der Visualisierungs-Software für Mitarbeiterinformationen und Organisationsstrukturen von HumanConcepts.  

„Einerseits haben wir die SAP-Module Personalmanagement, Veranstaltungsmanagement, Organisationsmanagement und Personalabrechnung genutzt. Auf der anderen Seite war Visio aber nicht mit SAP kompatibel, da es keine Schnittstellen gibt. Zwischen unseren Organigrammen und den SAP-Daten bestand daher auch kein Zusammenhang. OrgPlus Enterprise lieferte uns die Lösung für unser Problem. OrgPlus ermöglicht es uns, unser HR-System weiterzuentwickeln und die Möglichkeiten, die SAP bietet, auszuschöpfen“, erklärt Daniela Braun, Department Manager Human Resources bei Würth International.  

Die Installation der Enterprise-Version für fünf Arbeitsplätze und die Anbindung an das SAP-System einschließlich kleiner Anpassung dauerte nur wenige Stunden, wobei der normale Geschäftsbetrieb nicht gestört wurde. Dabei wurden nur die von SAP standardmäßig bereitgestellten so genannten Views, die die Daten zur Erstellung von OrgCharts enthalten, um einige weitere spezifische HR Infotypen wie „Cost Center ID“, „Cost Center Name“, „Org Short“ etc. erweitert.   

Für den Datenimport bedient sich OrgPlus der zertifizierten Schnittstelle SAP HR Organigramm Interface (HR-OCI) für den direkten, sicheren Zugriff auf SAP HR Daten. Der Datenimport aus SAP erfolgt einfach über die Funktion „Datei/Daten importieren“. Mit Hilfe des Datenverbindungsassistenten wird die Datenquelle SAP ausgewählt und anschließend die erstellten SAP Adapter-Konfigurationsdatei abgespeichert. Wenn die Datenabfrage gestartet wird, muss nur noch die Dateneinstellung vorgenommen werden, die zu importierenden Datenfelder angeklickt werden und schon werden die ausgewählten SAP-Daten geladen und in der OrgChart-Maske von OrgPlus dargestellt. Generell erlaubt OrgPlus Enterprise einen Zugriff  auf alle SAP HR Infotypen (auch auf die nicht im HR Modul gespeicherten) und  nutzt die nativen Sicherheitsfunktion von SAP zwecks Datenzugangsbeschränkung. 

Durch diese Automatisierung des Daten-Imports ist das HR Department jetzt in der Lage, alle 500 Mitarbeitende und deren Hierarchiebeziehungen in den sechs angeschlossenen Firmen auf Knopfdruck und topaktuell darzustellen. Organisatorische und personelle Änderungen in SAP R/3 HR können in Echtzeit in Organigrammform wiedergegeben werden. Durch die Veröffentlichung der Organigramme im eigenen Intranet erhalten jetzt auch alle Mitarbeitenden einen Überblick über das Unternehmen, können Kollegen im Unternehmen schneller ausfindig machen und den Gesichtern auch Namen zuordnen. Diese Transparenz bietet zudem den Bereichsleitern eine gute Übersicht über ihre Abteilungen. Sie können sich darüber hinaus auch die notwendigen Daten für die Personal- oder Organisationsentwicklung, zur Erstellung von „Was-Wäre-Wenn-Szenarien“ oder zur Nachfolgeplanung auf Knopfdruck heranziehen und durch die enge Anbindung an die Microsoft Office Plattform im Excel-, Word-, PowerPoint- oder Adobe-PDF-Formaten ausgegeben lassen.  

„Die Software gehört mittlerweile zu den grundlegenden Arbeitstools des Alltags. Aufgrund des einfachen Handlings von OrgPlus erhalten wir schnelle visuelle Ergebnisse. Wozu wir früher Tage gebraucht haben, lässt sich jetzt mit einem einfachen Knopfdruck in wenigen Minuten darstellen. Mit der Schnittstelle zu SAP fallen viele der administrativen Aufgaben leichter und gehen schneller von der Hand. Die ständige Weiterentwicklung von OrgPlus kommt uns ebenfalls zugute, da aufgrund unseres Support & Maintenance-Vertrages bei der Enterprise-Version Updates integriert sind. Aufgrund des guten Supports von HumanConcepts hatten wir keinerlei Probleme oder Schwierigkeiten, die nicht schnell gelöst werden konnten“, erklärte Human Resources Managerin Daniela Braun.  

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